［幹事必読！］結婚式二次会の成功のカギとなるスケジューリングと人員配置の具体案

幹事を引き受ける際に気をつけたい、いちばん大切なこと

結婚式二次会の幹事を依頼された人にとって、いちばん大切なのは、どれだけ前もって準備ができて、仕事をほかの人に頼めるかということです。幹事を任されたからといって、何もかも自分ひとりで抱えてしまうのは、失敗につながることですから、絶対に避けましょう。ここでは成功のカギとなることについて解説します。

結婚式二次会の準備は、思った以上に時間がかかるものです。
会場探しや予約、司会者の手配、当日の進行など決めることはたくさんありますので、準備はなるべく早めに三ヵ月前にはスタートしておきましょう。時期や場所によっては、もう少し早めに始めたほうが良い場合もあります。そのためにも、まずはサポートしてくれる人員をなるべく早めに確保しておきたいもの。
今回はスケジューリングと人員配置について説明します。

どのような二次会にするのかをイメージして会場をリストアップ

3-4ヵ月前
幹事グループを結成します。できれば幹事とそのほか2-3名が理想です。
グループを結成したら、新郎新婦に依頼して、招待するゲストを教えてもらいます。そして、どのような二次会のするのかを新郎新婦に聞きながらなるべく明確にしておきます。そのイメージがあれば、スムーズに会場や演出を決めていくことができます。その後、会場をリストアップして、気になる会場へ下見を行います。打ち合わせを希望会場で行うのもひとつの方法です。

2-3か月前
二次会でどのようなことを担当するのか、幹事内で決めておきます。準備や会計、店とのやりとり、グッズの購入などの雑務を担当してもらえる人も決めておきましょう。そして二次会会場の決定です。控室の有無や楽器演奏、会場使用料などの条件と照らし合わせて最終的に決定します。

2か月前
ゲストへの招待状やメールを発送。郵送は時間がかかることも考慮して、早めに行います。メールでの連絡は、個人情報の問題や設定によって先方が受け取れない場合があるので、文面を用意して、新郎新婦から送信してもらいましょう。この時期に二次会当日のスケジューリングも考えておきます。なるべく余裕を持った時間配分を心がけます。
当日のスタッフもこのタイミングで決定しておきます。
・司会　・映像担当　・音響担当・受付　・アシスタント
最低でもこのくらいのスタッフは必要ですので、なるべく早く依頼しておきましょう。

出欠のタイミングは1ヵ月前に行い、予算には少し余裕を持って

1か月前
ゲストの出欠を集計します。人数によって予算が変わるので、必ずこのタイミングで出欠を確認します。
なるべく曖昧な人がいないことがベストです。ゲストの人数が確定すると、二次会に使用できる予算が明確になりますが、突然の欠席者が出てもカバーできるだけの余裕を持っておきます。このタイミングで当日の演出などに必要となる品物を購入します。お見送りの際のギフトを配るかどうかを新郎新婦に確認をして準備します。当日の参加者の顔ぶれから3次会が見込まれるときは、近辺の会場を事前にリサーチしておいて、参加する人数がある程度確定していれば、予約を入れておきましょう。

1週間前〜
会場への最終人数の連絡と、本番に向けて改めて挨拶をしておきます。足りないものがないか、映像や音響設備がしっかり動作するかなど不確認をしておきましょう。

このように結婚式二次会は準備に時間がかかるものです。
友人の晴れの舞台ですから、余裕を十分に持って、ほかの人たちも巻き込んでしっかりと備えましょう。
ここに記載していることをやっておけば、きっと上手くいくでしょう。