セミナーの当日にチェックしておくべきことを教えます

しっかりした流れを作って準備しておくことが成功への秘訣

セミナーの開催は、目的や今後の展望というのも大切ですが、セミナー自体を滞りなく計画通りに進めることができないことには話になりません。そこで、今回はセミナー当日にどのような準備やチェックが必要かを説明し、成功に導くための方法についてご紹介します。

まず、必要なのはセミナー当日の流れと、持ち物、役割分担です。セミナー当日の時間割は、表にして全員が持っておき、どこでどのようなものが必要になるかを共通して把握しておきます。また、しっかりとした持ち物リストを作成して、当日にチェックマークを付けていきます。どういう物が必要かは、そのセミナーによって違いますが、委託業者に仲介をお願いしてもらっていたり、会議室を借りる場合などは、誰が連絡をして準備しておくかなど、分担して責任を明確にしておくことがトラブルを防ぐことにつながります。

開場の1時間前から開場までにやっておくべきこととは

それでは、当日はどのようなところに注意しておけばいいのかを流れに沿って説明していきます。できれば、開場の1時間前までには担当スタッフと講演者が会場に到着しておきます。もちろん、それまでに会場の下見を済ませておきたいところですが、時間の都合で、当日初めて会場入りする場合は、できるだけ時間に余裕を持って会場入りし、打ち合わせを行う必要があります。

打ち合わせでは、担当者全員で当日の流れを確認します。規模が大きくなればなるほど、早めに会場入りして細かなチェックが必要です。会場の設備調整をスムーズにできるよう、会場の担当者やスタッフの同席のもとで打ち合わせを行います。また、来場者がすぐに分かるよう、スタッフにはバッジや名札を着用してもらいます。

リハーサルは一度社内で行っていても、会場に入ってから改めて確認する必要があります。これは講演者と来場者の位置関係やスタッフの配置など、実際の会場に入らないと確認できないからです。
講演者の立ち位置はどこで、どのように見えるのか。そしてマイクの種類によっても対応が違ってきます。ピン型、手持ち、スタンド型による動いたときの状況、ホワイトボードやスクリーンの位置、ポインター、指示棒などの備品の有無は、必ず現場でリハーサルを行っておきます。タイムキーパー、ページ送り、暗転のタイミングは誰がどのようにして指示を出すのか、当日の運営スケジュールに沿った確認が不可欠です。
また、プロジェクターやパソコンの動作確認をしっかりと行っておきます。講演中に電源コードなどが抜けるなどのトラブルが起こらないようにしっかりと固定しておきます。コードがひっかかりそうなところは、ガムテープを利用して止めておきます。パソコンは余計なものが起動しないように設定しておくことも忘れずに。

開場してからセミナー開始までの動きも事前にチェック

開場時間が近づいてくると実際に参加者が会場に現れます。そこからセミナー開始までに注意するポイントは、どのようにして参加者を席までスムーズに誘導するかということになります。
一般的に、参加者はセミナー開始時刻の10分前に集中して来場します。このタイミングで参加者をスムーズに誘導できるかが重要です。案内用の立て看板を配置しておくのはもちろん、近辺に誘導用の人を立たせておいて、参加者が迷わずに受付まで辿り着くようにしておきます。案内看板は、ビルの入り口から受付までの目立つところや受付付近、受付からセミナー会場までの途中に設置しておきます。

受付では、参加証や名刺の受け取り、セミナー資料の配付などを行います。参加証や名刺を忘れた人への対応など、さまざまな場面を想定した準備を行って、できるだけスムーズに進行したいものです。回収した参加証や名刺は個人情報ですので、管理は慎重に行います。有償の場合は、領収書を準備しておきます。
このように当日の準備は、あらゆることを想定しながら行います。ひとりで多くのことを抱え過ぎないよう、多くの人の手を借りて、できるだけ余裕を持って行うことがいちばん大切なポイントと言えるでしょう。

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