新年会の開催時期に決まりはあるの？準備・案内のスケジュールを解説

新年会の開催時期はいつ頃が一般的なのでしょうか？
開催の目安と新年会の準備、スケジュールについて解説します。

一般的な新年会の時期って？

新年会は、一般的には1月中に行われることが多いでしょう。正月休み明けの週末か、その翌週が人気です。ただ仕事はじめは、仕事が溜まっていて忙しかったり、ほかにも予定が重なってしまっていたりするので、1月の末から2月の2週目頃までは新年会の名目で大丈夫。旧正月の時期を目安にするとよいでしょう。

ただし、2月の後半をすぎてしまうと、季節は一気に送別会シーズンに入ってしまうので注意が必要です。

避けた方がよい日は？

もちろん正月の三が日と言えば、プライベートな予定で忙しい方の多い時期です。新年会を開催するのは好ましくないでしょう。参加自由のお誘いであっても、断りづらいと感じる人もいるので考慮したいところですね。年末からいろいろなイベントで胃腸が疲れ気味でもあるので、あまり早すぎる新年会は体力的にもつらいですね。

1月の第2月曜日は成人の日なので、その連休は家族行事が入りやすい傾向にあります。第2週に新年会を行うのであれば、金曜日に設定する方がよさそうです。もしくは、連休に被らないように、平日に軽めの新年会で済ませるのもよいでしょう。

新年会準備のスケジュール

新年会の準備は、まず会場選びからです。だいたいの参加人数がわからないと会場も決定できませんので、12月中には日程を決めてしまいたいところですね。年末年始は誰もが多忙な時期なので、打診は早め早めが肝心です。案内メールや案内状は、余裕をもったスケジュールで配布し回収してください。カジュアルな新年会であれば、SNSの日程調整ツールが便利です。なかなか出欠を返信しない人への催促期間も必要です。

人数と日程が決まれば、店選びを始めます。1月の前半〜中旬の週末、新年会のトップシーズンは、どの店も早めに予約が埋まってしまいます。人気店を狙うのであれば、一日でも早く予約しておくのがコツです。

新年会の場所は、できれば個室がよいですよね。新年会で余興を予定しているなら、その分のスペースも必要ですし、モニターや音響設備も完備であれば、よりハイクオリティな新年会が開催できることでしょう。

どの店も、人気の席ほど先に埋まってしまいます。早めの予約電話で押さえておきましょう。初めて利用する店は、念のため予約前に下見に行くことをおすすめします。ホームページには立派な写真が写っていても、実際は期待外れだったなんて話もよく耳にします。料理の味も、事前に確かめておくと万全ですね。

新年会の予算は限られているけれど、より安く美味しい料理を食べたい！ということならば、新年会の日程をずらしてみることをおすすめします。新年会のピーク時期を少しずらすだけで、コース料理の割引サービスを設定している店もあります。とくにネット予約では、割引率が高い傾向にあります。さらにもっとお得に利用したいならば、直接店に電話をして、コース料理の量を増やしてもらう、飲み放題の時間をのばしてもらうなどの交渉も可能です。

店が決定すれば、次はメニュー選びですね。大人数の新年会は、コース注文しておく方が当日スムーズに対応してもらえます。また、飲み放題をつけておくことで、当日の会計がラクになります。

すべての予約が完了すれば、参加者から会費を徴収し始めてもよいでしょう。忘年会シーズンもまだなのに、新年会の会費集めなんて言い出しにくいという場合は、1月に入ってからでも大丈夫です。

新年会準備のポイント

飲食店の予約をするときは、キャンセル料のルールについても確認しておきましょう。直近のキャンセルや人数変更は、予約料金の3〜5割を請求される場合があります。

大人数で予約している場合は、念のため前日に予約確認の電話を入れておくとよいでしょう。もし店側に何らかの手違いがあったりすると、当日路頭に迷うことになってしまいますよね。

一次会は2〜3時間で終了することが多いので、一応、二次会の店も何軒か押さえておく方が安心です。事前に二次会の参加人数もわかれば予定しやすいでしょう。かしこまった新年会でなければ、案内メールを送る際に、二次会の出欠についても確認できますね。

新年会当日の注意点

当日は新年会の進行をスムーズに進めましょう。余裕を持ったタイムスケジュールで、何かトラブルが起こったときのための助っ人も数名頼んでおきます。
そして会計係による店への支払いは、2人以上で行うことをおすすめします。金額が大きいだけに、お金のトラブルは避けたいことですね。コース料理、飲み放題付きメニューの支払いは比較的容易なのですが、難しいのは2次会の会計です。
支払い金額をリアルタイムで把握しなくてはいけないので、当日お酒を飲み過ぎていない、責任感の強い人にお願いしましょう。後日になってからの不足金額の催促は難しいため、できるだけ当日に徴収しておくのがベストでしょう。