デキる同窓会幹事はココを外さない！準備・段取りマニュアル

同窓会の開催には幹事役が不可欠です。普段接点がない同級生への連絡を取ったり、場所決めをしたり、会計を担当したりと、幹事の仕事はたくさんありますよね。

同窓会幹事になったら、良い同窓会にするためにも、抜かりのない仕事をしましょう！幹事としての準備や段取りをマニュアル化しました。ぜひ参考にしてください。

幹事のお仕事手順を下記にまとめました。

同窓会のプランを立てる

同窓会と一言にいっても、クラス会にするのか、学年全体で開催するのかでは、規模が違ってきますよね。全員に声掛けするのではなく、つながりのある人だけに声掛けしてメンバーを集めていく、といった小規模な同窓会もあります。まずどんな規模の同窓会にするかをきちんと決めて、同窓会の全体像をはっきりさせましょう。

役割を決める

小規模な同窓会であれば幹事一人でもなんとかなりますが、クラス会、学年全体の同窓会となれば、幹事役は複数いた方がよいでしょう。当日までの準備と、当日の進行、会計係と役割分担するのもおすすめです。

予算を決める

同窓会の招待状を作る前に、およその予算は決めておきましょう。
文書で案内状を出す場合、また電話連絡が必要な場合は、通信費や印刷代も計上します。会場費、コース料金、追加のドリンク代はあらかじめ予算に入れ、当日キャンセルが出た分についても、あらかじめ想定しておく方がよいでしょう。
同窓会会場に前金の支払いが必要な場合は幹事がたてかえることになるので、幹事メンバー全員で分けることができれば、一人当たりの負担は小さくなります。
食事のコースについては、予算や店の雰囲気に合わせて調整しましょう。フォーマルな会場を選ぶなら、ある程度高い会費でも納得できます。居酒屋などカジュアルな会場で高額な会費を設定してしまうと、割高な印象を与えてしまいます。

招待と出欠管理

最近は、同窓会のお知らせにSNSを使うことも増えているようです。
招待状を送る手間や費用も省けるので、便利ですよね。招待のお知らせには、出欠連絡の期日をきちんと記載するようにしましょう。
当日の人数が増える場合は会場にも対応してもらいやすいですが、当日や前日にキャンセルが入るとキャンセル料を求められることもあるので注意が必要です。

司会進行の準備

とくにイベントを行わない同窓会であっても、司会進行役はいた方がよいでしょう。
会場の利用時間に合わせてタイムテーブルを作り、余裕をもった進行ができるようにしましょう。司会役のほか、いざという時のフォロー役を決めておくと安心です。余興やゲームなどを行う場合は、打ち合わせを入念に行いましょう。余興の参加者には、前もって出し物の内容や所要時間確認しておきます。
BGMなど使うものがあれば、当日スムーズに使えるように事前準備を。万が一トラブルが起きてしまった場合は、誰がどのように対処するのかも決めておきましょう。

景品や記念品の準備

イベントやゲームで景品があれば、盛り上がりますよね。景品選びはセンスが命。
持ち帰りにくいものや、笑いを狙いすぎるジョークグッズばかりでは、同窓会自体の印象が悪くなってしまいます。高額すぎる品も「その分会費をもう少し安くしてくれればよかったのに…」と思われることもあるので、ふさわしくありません。同窓会で記念品を配る場合は、高価すぎる品は避け、食べ物など無駄にならないものを選ぶと良いでしょう。

当日の進行

予定通りに司会・進行を執り行います。当日、記念写真や動画を撮影してスクリーンに映し出したり、SNSで配布すると喜ばれます。

会計

同窓会の会計は、ミスなく行いましょう。会費は、同窓会の開始前に回収しておいた方が、支払いのときにお金が足りないなどの事故を防止できます。
万が一予定していた金額との相違があったとしても、同窓会が行われている間に落ち着いて対応策を考えることができます。あらかじめ会費は余裕をもって設定し、よほどのことがない限り追加徴収はしないようにしましょう。

二次会への誘導

同窓会は、たいてい二次会も想定されています。同窓会の一次会の開始時間が早い場合は、ほとんどの場合、二次会を要しますので、あらかじめ店を予約しておく方がよいでしょう。
小規模な同窓会でも、近辺の飲食店事情を事前に調べておいて、当日は二次会に流れる人数が決定次第、すぐに移動できるように準備しておくのがデキる幹事です。大規模な同窓会の場合は、二次会への移動手段もよく考えましょう。
例えば離れた店を予約してタクシーが確保できず、二次会のスタートがバラバラになってしまうと、雰囲気が盛り下がってしまいます。

次回同窓会のお誘い

せっかく集まった同窓会メンバーですから、継続してつながりたいですよね。
次回の同窓会開催がスムーズになるよう、SNSを利用してグループを作ったり、連絡がつかなかった人への対応を提案したりなど、次への準備もしておきましょう。
「一年後、また同じ時期に集まろう！」などとあらかじめ開催時期を設定しておくと、毎年同窓会が実現しやすくなりますし、多忙な人も参加しやすくなります。

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