幹事必見！歓送迎会にふさわしい場所選びのコツ

歓送迎会の幹事を引き受けることになりました。まずは場所選びからです。どんな場所が盛り上がるでしょうか？食事はもちろん、イベントなども一緒に行うなら、それなりの設備が必要ですね。

歓送迎会セッティングの基本、場所選びについて役立つ情報をまとめてみました。

歓送迎会、何を重視する？

歓送迎会の会場選びのポイントは、まず目的をはっきりさせることです。一番優先したいことはなんでしょうか？メンバーの趣味趣向や歓送迎会の趣旨に合わせて、最初によく吟味しましょう。

食事を重視する場合は、料理のクオリティに定評のある店を選びたいですね。大人数の料理でも丁寧に出してくれるかどうか。温かい料理は温かく、冷たい料理は冷たい状態で提供してくれるかどうかは大事なポイントです。大皿で最初にドーンとまとめて提供されてしまうと、取り分けに苦労しますし、料理は減っていく一方なので、総合的に満足度が低くなってしまいます。前菜、スープ料理、メイン、デザートまでコース仕立てで順に提供される方が、時間をかけて、ゆっくりと食事を堪能できるでしょう。

また飲み放題付きのコースにする場合、お酒は何種類から選べるかどうかもチェックしておきたいですね。ビールはなく発泡酒のみであるとか、ビールとチューハイだけでワインも日本酒もない飲み放題コースだと、お酒好きのメンバーからは不満の声があがるかもしれません。

予算があまりなく値段を重視する場合は、料理の質と量も把握したうえで決めましょう。安さだけを追い求めてしまうと、当日スナック程度の軽い料理しか提供されなくてがっかり……なんて失敗も。また2時間で予約していたのに、きっちり90分でラストオーダーにされてしまうと、歓送迎会としてはタイトすぎてゆっくり話ができませんよね。相場をはるかに下回る安すぎるプランは、人件費を抑えるため店員の数が不足していてドリンクを注文してもなかなか持ってこない、食べ終わった皿を下げてくれないなど、まともなサービスを受けられないトラブルも考えられます。

実際に利用したことのある人の話を参考にできればいいのですが、初めて見つけた利用する場合は、一度下見を兼ねて個人的に食事利用してから予約するのがお勧めです。

イベントを計画するなら場所は大事

歓送迎会にリクリエーションなどのイベントを行う場合は、店の広さやスペースはもとより、音を出しても大丈夫な環境かどうかをしっかり下調べしておく必要があります。余興を計画しているなら、ちょっとしたステージが設営されている方が盛り上がりますし、遠く離れた席からでも見やすくなります。

利用人数にちょうどいいキャパの店なら、一日貸し切りにできるので騒音問題はクリアです。大箱店の場合は他のお客さんの迷惑にならないよう、個室があるかどうかの確認をしておきましょう。またバンド演奏やカラオケをするなら、音響設備がしっかり整っている店を選びたいですね。ライブハウスによっては、イベントが入っていない日に貸切りができる店もあります。ステージやスピーカーの設備、ドラムなど楽器も揃っているので、音楽好きの集まりで利用するのに最適です。

イベントスペースを併設している飲食店が見つからない場合、また会社からのロケーションが不便だという場合は、会社の会議室でケータリングサービスを利用しての歓送迎会も人気です。会議室なら飲食店まで移動する必要がないので、忙しい歓送迎会の時期にもぴったりでしょう。飾り気のない会議室であっても、オプションサービスでインテリアコーディネートをまとめてオーダーすれば、フラワーやテーブルセッティングに至るまで、プロならではのスタイリッシュな会場設営をしてもらえます。もちろんケータリングサービスのスタッフが同行してくれるので、食事の準備からサービス、後片付けまですべてお任せでOK。こちらは注文するだけのラクな幹事役で済ませられます。

会議室も無理で、他に適した会場が確保できないときは、最近はレンタルスペースを使ったパーティーも人気です。ケータリングサービスを組み合わせて行えば、飲食店と変わらない雰囲気、同程度の手間で、理想の条件を満たす歓送迎会を企画することができますね。

歓送迎会予約の段取りは？

場所が決まったら、できるだけ早めの予約が鉄則です。歓送迎会が開かれる時期は、比較的どこの店、会場も予約で埋まっていることが多いでしょう。正確な人数や時間は予約した後からでもある程度変更できる場合が多いので、まず場所の確定だけは先取りしておくのがコツです。

人数の多い予約であるほど、、少しのミスが大ごとになってしまいます。時間や料金など、最終的な取り決めは文書でやり取りするのが基本です。そして歓送迎会の前日には、念のためにもう一度電話で店に予約確認をしておきましょう。やり直しの効かない歓送迎会は、不意なアクシデントを避けるためにも、念には念を入れた準備が求められます。