送別会の幹事なら気を付けたいこと【準備・進行編】

入社して数年、やっと会社慣れてきた頃に任される仕事と言えば、社内行事の幹事ですよね。入社したての頃に、先輩の手伝い程度はしたこともあるでしょう。しかしいざ幹事として行事の代表を務めるとなると、責任は重大です。

今回は社内行事の中でも、滞りなくスムーズに進行することを求められる、送別会幹事の幹事の仕事をご紹介します。前日までの準備から当日の進行にかけて、幹事として気を付けたいことをまとめてみました。

余裕を持って行いたい挨拶の依頼

送別会のメインとも言える、主役の挨拶。送別会で当然欠かすことのできないコーナーなのですが、送別会時期は主役は多忙であることが多いので、つい挨拶すること自体を忘れてしまいがちです。送別会の日程と当日の段取りを、前もって念押ししてあげると親切です。

また送る側代表の挨拶は、たいてい直属の上司にお願いすることになりますね。人選はくれぐれも早めに済ませておきましょう。頼みにくいからといって、前日まで誰にも正式に依頼せず、ギリギリまで誰が挨拶するのかはっきりしていないようでは結局迷惑をかけますし、トラブルのもとになります。

会場の音響セッティングは抜かりなく

音楽を演奏をするわけでも歌を歌うわけでもありませんが、送別会の最初から最後までマイクの調子が悪いと、送別会全体がクズグズともたついた印象で終わってしまいます。

聞き取りにくいほどマイクの音量が小さすぎたり、マイクを複数使うことでハウリングを起こしてしまったりしないよう、事前にしっかりとリハーサルを行っておきましょう。マイクの線配置が悪く、ごちゃごちゃと絡み合ってしまうのも見苦しいものです。できれば前日までに一回、そして送別会当日の数時間前に一回確認しておけば安心です。

花束の準備を忘れずに

送別会といえば、別れのプレゼントとして花束を渡すのがお決まりですよね。花束は生ものですから、花屋に当日届けてもらう必要があります。できれば前々日までには花屋をチェックして、予約を入れておきたいですね。少なくとも渡す人の年齢と性別程度は伝えて、その人にふさわしい花束を作ってもらえるようにしましょう。

複数の人数でまとめてプレゼントする場合、一人あたりいくらかを出し合って購入することになります。その際の会計も、スムーズに行わないと金銭的なトラブルが起きてしまいます。

事前に告知しておく、集めないまでも多めに認知させておくことで、スムーズに集金することができます。

花束以外のプレゼントのチョイス

花束を渡しても喜ばれそうにない人には、花束以外のプレゼントを考える必要がありますね。その人にはどんなプレゼントがふさわしいのか、どんな趣味趣向をもっているかなど、事前にさりげなく調べておくとセレクトに役立ちます。

甘党の女性なら、オシャレで人気のあるスイーツが喜ばれるでしょう。お酒好きな男性には、珍しいお酒のボトルがいいですね。無難に選ぶなら、食事券や旅行券が万人受けするはずです。

司会進行役を立てるか自分がするか

たいていの場合は幹事が司会進行をすることになりますが、もし司会が得意な人がいるなら、お任せすることをお勧めします。幹事が司会進行を務めてしまうと、当日なにかトラブルがあって進行が滞ってしまった際、解決する手立てが限られてしまいます。幹事は全体の進行監督として、フリーな立ち位置で見守り係に徹する方が、失敗のリスクを減らすことができます。

また当日、予期せぬトラブルを対処しなければいけないシチュエーションになったとしても、事前に進行を把握している人が自分以外に一人でもいれば、スムーズに対応しやくすなるのもメリットです。

BGMはやり過ぎず寂しすぎず

決してメインではありませんが、送別会のバックに流すBGMは影ながら効果絶大です。まったくBGMがないと、進行の間に隙間ができてしまうと、少々間が抜けた雰囲気になってしまいます。しかしバックで微かに音楽が流れていると、なんとなく流れがスムーズに感じるものです。

だからといって耳に付く流行の曲を大きめボリュームで流すなど、BGMを主張させすぎてしまうと暑苦しい印象を与えます。やり過ぎもよくありません。

最近はセレモニーの雰囲気別にふさわしい曲を集めたBGM集が、スマホから簡単に入手できますね。音楽に詳しくない人にもたいへん心強い味方です。

送別会当日の会場・服装について

送別会の会場が社内であるなら、参加者も通常のオフィスファッションなので問題はありません。しかし飲食店を予約して取り行う場合は、店の雰囲気をよく考慮することが重要です。

メンバーの顔ぶれ的にもフォーマル色の強い送別会であるのに、カジュアルすぎる居酒屋を予約してしまうとチープさが際立ってしまいます。逆に身内だけのカジュアル送別会を、改まった感じの店で行うと、盛り上がりに欠けてしまいますね。

こうした事情を踏まえて、当日の服装もふさわしいものと浮いてしまうものがあります。参加者も場に似つかわしくない服装を選んでしまい失敗したくはありませんから、会場がどこなのかは事前に告知してあげましょう。